الإطلاع على نظام الوثائق بتعليمية جنوب الشرقيةصور عبدالله بن محمد باعلوي
قام فريق من دائرة الوثائق بوزارة التربية والتعليم اليوم بزيارة إلى المديرية العامة للتربية والتعليم بمحافظة جنوب الشرقية ضمن خطة تطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة بالمحافظات التعليمية واستكمالا لتطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة ومتابعة كل المستجدات في مجال البريد والوثائق حيث ضم الفريق كل من بدر بن فريش الحبسي وسعيد بن سالم السعيدي ومحمد بن علي الرواحي من دائرة الوثائق بديوان عام وزارة التربية والتعليم
هدفت الزيارة والتي تستمر ثلاثة ايام إلى الاطلاع على سير تطبيق نظام إدارة الوثائق والتأكد من الملفات التي تم إدراجها في الجهات المعنية، وتوضيح كيفية التصنيف الموضوعي بنظام المراسلات الالكتروني، وآلية نقل وإدارة المراسلات الصادرة والواردة وفق التصنيف المعتمد، والتوضيح لقسم البريد والوثائق كيفية عمل الأدوات الإجرائية في حالة إضافة أو دمج أو إلغاء جهة معينة بالمحافظة التعليمية حسب القرارات الوزارية التي تصدر بذلك.
كما هدفت الزيارة أيضا الى معرفة التحديثات الدورية لبعض الجهات التي طرأ تغير في اختصاصاتها من خلال القرار الوزاري الصادر بذلك ومتابعة الجهات من خلال قسم البريد والوثائق المحافظة التي تطبق نظام إدارة الوثائق الخصوصية حول كيفية عمل تفريعات للملفات التي تم اعتمادها مسبقاً وحصر الملفات التي يستلزم حفظها ورقياً وتوضيح طريقة فتح الحافظات والملفات الورقية.
وفي بداية الزيارة التقى الفريق الزائر بموظفي قسم البريد والوثائق بمكتب المدير العام والدوائر المختلفة تم خلال اللقاء استعرض الأهداف المرجوة من هذه الزيارة ومدى التقدم الذي وصل إليه المكتب في مجال إدارة الوثائق حسب المعايير الموضوعة ثم قام الفريق بزيارات استطلاعية لعدد من دوائر واقسام المديرية وتم شرح آلية تطبيق نظام الوثائق الخصوصية في بعض الجهات والاستماع لمطالب التحديث واحتياجات الأقسام..